6 consejos prácticos para escribir un email corporativo

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¿Te encuentras laborando en modalidad home office y debes enviar correos electrónicos todos los días, pero tienes dificultades? No te preocupes, te brindamos seis consejos prácticos para poder rendir y demostrar tus habilidades a la hora de redactar tus emails.

 

La transmisión de mensajería por emails es ahora el medio más inmediato para poder enviar cualquier tipo de notificación. La comunicación entre la empresa y los agentes que participan o invierten en esta requiere de una correcta y eficaz comunicación, tanto espontánea como forma educada. La presente nota te ayudará a saber qué y cómo destacar laboralmente en modo home office.

 

1. Dirección electrónica de corte profesional

Envíe siempre mensajes comerciales y/o corporativos desde una dirección de correo electrónico de la misma empresa. No es apropiado escribir emails a otros trabajadores, gerentes o principales despachos desde una cuenta personal. Esto puede ocasionar que uno pueda ser percibido como infantil o incluso vulgar. Asegúrese de tener una dirección profesional con su nombre y apellido.

2. Título y contenido

Todo email con el nombre adecuado permitirá al destinatario verificar si se trata de un mensaje urgente. Esto permitirá comprender el correo que debe ser respondido lo antes posible, o si puede tratar el asunto en una segunda prioridad. Por eso siempre asigne al mensaje un título apropiado.

Sobre el contenido del mensaje, hay que presente que lo más importante debe ir al inicio. Las personas que tienen un punto de vista claro siempre son apreciadas en el campo corporativo; por eso, debe informar de la manera más concisa posible. Asimismo, si usted debe escribir un correo donde se deba detallar alguna propuesta: defina el problema y proponga una solución en las primeras oraciones.

3. Expresión y cultura escrita

El lenguaje corporativo tiene sus propias reglas, muchos extranjerismos, términos de la industria y frases especializadas. Muchos trabajadores que deben mandar emails, de manera constante, tienden a rellenar sus correos con estas frases; sin embargo, lo recomendable es no hacerlo, porque puede ser contraproducente. Si cabe el caso que deba mantener comunicación con un representante de otra empresa, es posible que lo malinterpreten o que sea considerado como no comunicativo.

El uso de signos de puntuación y el cumplimiento de las reglas de ortografía también son importantes dentro de la cultura virtual de expresión. Los puntos excesivos, signos de interrogación o exclamación al final de cada frase no serán bien recibidos, ni tampoco palabras en mayúsculas en el cuerpo del mensaje.

4. Realice correcciones

Dedique un tiempo de lectura a sus mensajes ya que pueden tener algunos errores. Nunca olvide aplicar este principio a sus emails y corrija siempre su primera versión. Busque errores tipográficos, de puntuación, ortográficos o de sintaxis, y recuerde que la autocorrección puede ser complicada. Antes de enviar el mensaje, compruebe que el mensaje esté escrito correctamente.

Si se trata de un mensaje importante, léalo en voz alta. De esta manera podrá detectar más fallas que leyendo de manera silenciosa. Además, vale la pena contar con la ayuda de alguien de su confianza que pueda revisar el mensaje.

5. Archivos adjuntos

Si debe adjuntar documentos en el email que debe enviar, es importante resaltarlo en el cuerpo del mensaje. De esa manera, el destinatario no perderá archivos importantes y, por ejemplo, no borrará su correo electrónico antes de descargar los archivos adjuntos. Por ejemplo, puede escribir: «Adjunto el listado de candidatos para el empleo de asistente junior». Es importante nombrar los archivos adicionales de manera apropiada para que al destinatario le resulte más fácil organizar y leerlos.

6. Firma del correo

Al final de cada mensaje, debe firmar usted mismo el email. Considere que, si el correo electrónico está enviado de manera anónima y desde una dirección extraña, probablemente no será leído. Recuerde firmar su nombre completo y proporcionar información sobre el puesto que ocupa en su corporación.

 

Como podemos ver, la redacción de mensajería dentro del ambiente corporativo cuenta con una serie de puntos que siempre deben tomarse en cuenta a la hora de ejecutar un texto adecuado y bien conciso. Considere tener a la mano libros de apoyo, que le permitan innovar en su estilo de escritura.